SIAKAD tak Luput dari Permasalahan Baru">
Melalui surat pengumuman No.07/Un.18/01/2025, Universitas Islam Negeri (UIN) Sayyid Ali Rahmatullah Tulungagung (SATU) secara resmi mengumumkan peralihan sistem informasi akademik dari SmartCampus ke Sistem Informasi Akademik (Siakad). Keputusan ini menjadi topik hangat di kalangan mahasiswa dan staf pengajar, mengingat SmartCampus pada pertengahan tahun 2022 sudah pernah digunakan sebagai platform utama untuk berbagai kegiatan akademis. Pihak kampus yang menangani Siakad menjelaskan bahwa peralihan ini didasari oleh evaluasi mendalam dan pertimbangan strategis untuk meningkatkan efisiensi, stabilitas, dan kemampuan pengembangan sistem di masa mendatang.
Banyak mahasiswa merasa resah terhadap peralihan yang terjadi, salah satunya adalah Fauzi, mahasiswa Pendidikan Agama Islam (PAI). Fauzi menanyakan perihal peralihan sistem lama ke sistem baru.
“Kenapa ketika terjadi kendala dari sistem yang lama, kenapa lebih memilih membuat sistem baru daripada memperbaiki?” tanya Fauzi.
Fauzi turut mengungkap bahwa seharusnya sistem lama dikembangkan karena lebih efisien dan efektif dibandingkan harus mengubahnya menjadi sistem yang baru.
Hal yang sama juga dikatakan oleh Ridho, salah satu mahasiswa UIN SATU yang mengungkapkan kesulitan yang dihadapinya saat beradaptasi dengan sistem baru. Ia mengungkapkan kebingungannya saat ingin masuk ke Siakad.
“Awalnya bingung cara masuknya (ke dalam Siakad), karena terbiasa memakai SmartCampus,” ungkap Ridho.
Hal tersebut merupakan keluhan yang banyak dihadapi oleh mahasiswa di saat SmartCampus bertransisi ke sistem baru, karena mahasiswa telah terbiasa dan lebih nyaman dengan sistem lama.
Ahmad Habibi, sebagai staf IT UIN SATU, menjelaskan alasan utama di balik peralihan ini adalah terpusat pada SmartCampus yang berpotensi menimbulkan masalah overload.
“Kalau dulu SmartCampus kan banyak sub-subnya, itu kan langsung jadi satu server, makanya ketika satu mata kuliah lah, ibaratnya itu dia itu overload berada pada keseluruhan,” jelasnya.
Dia mencontohkan situasi saat pengisian IRS (Isian Rencana Studi), di mana lonjakan akses secara bersamaan dapat menyebabkan sistem menjadi lambat atau bahkan tidak dapat diakses. Maka dirubahlah ke Siakad dengan dijadikan beberapa portal. Dengan demikian, jika satu bagian sistem mengalami masalah, bagian lain tetap dapat berfungsi dengan baik, sehingga dapat meminimalisir gangguan bagi pengguna.
Masalah lain adalah kesulitan saat login ke Siakad. Habibi menjelaskan bahwa hal ini seringkali disebabkan karena mahasiswa terbiasa menyimpan password SmartCampus yang akhirnya lupa saat dimasukkan ke Siakad. Dengan peralihan ke Single Sign-On (SSO), mahasiswa perlu mengingat kata sandi baru mereka. Dia juga menyarankan mahasiswa untuk mencatat kata sandi mereka dengan aman atau menggunakan fitur reset password jika lupa.
Keunggulan Siakad
Keunggulan Siakad terletak pada fleksibilitas dan kemudahan dalam menjalin kerja sama dengan pihak ketiga. Habibi menjelaskan bahwa kontrak SmartCampus telah berakhir dan sulit untuk dikembangkan lebih lanjut. Sementara itu, Siakad menawarkan peluang kolaborasi yang lebih baik dengan pengembang eksternal.
“Kalau Siakadnya itu kan kerja samanya mudah, pihak ketiganya mudah, juga dikenal pihak kampus sini, jadi kalau ada masalah itu komunikasinya mudah,” ungkapnya.
Kemampuan untuk berkomunikasi dan bekerja sama dengan pengembang secara efektif sangat penting untuk memastikan sistem dapat terus ditingkatkan dan disesuaikan dengan kebutuhan universitas.
Namun, peralihan ini masih menimbulkan masalah. Beberapa mahasiswa melaporkan berbagai keluhan, seperti jadwal yang tidak muncul, informasi dosen yang hilang, dan nilai yang tidak tercatat dengan benar.
Pihak universitas mengakui adanya permasalahan ini dan menanggapinya sebagai bagian dari proses adaptasi. “Namanya juga baru perpindahan, itu prodi-prodi juga masih mempelajari sistem baru ini atau ‘sek grayah-grayah’ (masih belajar).” Habibi menjelaskan bahwa beberapa kurikulum belum sepenuhnya terintegrasi ke dalam sistem baru, yang menyebabkan sebagian informasi tidak tampil dengan benar. Pihak kampus berjanji untuk terus melakukan perbaikan dan memberikan dukungan kepada fakultas dan mahasiswa selama masa transisi ini.
Menariknya, sebelum menggunakan SmartCampus, UIN SATU sebenarnya pernah menggunakan Siakad. Namun, kontrak yang singkat menjadi kendala dalam pengembangan sistem.
“Dulu itu kan Pak Rektor pengennya semuanya all-in-one dijadikan satu. Hanya, ketika berjalan buat kontrak berikutnya hanya satu tahun. Itu ketika namanya Siakad, itu nggak bisa satu berjalan, Mbak. Minimal harus satu generasi, empat tahun sampai lulus agar tahu masalah-masalahnya itu apa,” jelas Habibi.
Kontrak sebagai alasan utama peralihan
Kontrak jangka pendek ini menghambat kemampuan universitas untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah secara komprehensif. Dengan kontrak yang lebih panjang, diharapkan Siakad dapat berkembang secara optimal dan memberikan manfaat yang maksimal bagi seluruh komunitas akademik.
Ke depannya, Siakad akan menjadi platform utama untuk kegiatan akademik di UIN SATU. Meskipun demikian, beberapa fitur seperti KKN (Kuliah Kerja Nyata), PPL (Praktik Pengalaman Lapangan), dan tugas akhir masih akan menggunakan SmartCampus untuk sementara waktu. Pihak kampus menegaskan bahwa SmartCampus masih dapat digunakan untuk mengelola data yang sudah ada, meskipun kontrak dengan pengembang telah berakhir.
“Dari PTIPD belum bisa ngembangin, cuma mengendalikan saja, tidak sampai dikembangkan ya. Kalau ada error-error itu masih bisa ditangani, cuma kalau pengembangan sampai hari ini udah nggak bisa, udah kesulitan. Karena Siakad itu aplikasi besar, yang menanganinya juga membutuhkan bantuan banyak orang, bukan cuma satu orang,” papar Habibi.
Terkait perbedaan isi antara Siakad dan SmartCampus, seperti adanya menu baru yaitu menu agenda kegiatan, Habibi menjelaskan bahwa hal ini dilakukan untuk mengurangi beban sistem.
“Itu jadi dipecah-pecah supaya tidak berat. Kalau SmartCampus kan jadi satu rumah, kalau satu masalah itu ibaratnya yang lain ikut berimbas. Kalau dipecah, jadi yang satu berat, yang lain tetap bisa jalan, makanya dipecah-pecah gitu,” jelasnya.
Dengan memecah sistem menjadi modul-modul terpisah, diharapkan kinerja sistem secara keseluruhan dapat ditingkatkan.
Dia juga menyoroti bahwa Siakad memiliki kemampuan untuk memeriksa nilai mahasiswa dengan lebih detail. Siakad lebih ketat dalam memantau kinerja akademik mahasiswa dan memberikan konsekuensi yang sesuai jika mahasiswa tidak memenuhi standar yang ditetapkan.
“Iya, lebih detail Siakad. Jadi Siakad sekarang lebih spesifik. Jadi, kalian nggak kuliah ya, jatahmu berikutnya berkurang. SmartCampus kan endak dulu. Kalau kalian nggak kuliah, jatahmu tetap utuh. Kalau sekarang nggak bisa. Kalau kalian nggak kuliah, nilainya E. Ketika semester berikutnya, jatahmu SKS berkurang,” jelasnya.
Selain itu, Siakad juga memudahkan proses perubahan kelas mata kuliah. “Sekarang bisa, tinggal prodinya sudah mempelajari belum. Sekarang mudah kok, tinggal ngeklik. Yang nggak penting di-cancel, kemudian dimasukkan IRS mata kuliah yang baru. Nama mahasiswa dimasukkan dulu, nanti keluar mata kuliah terus bisa. Tinggal prodinya sudah belajar atau belum. Masalahnya tinggal di prodinya,” pungkas Habibi.
Meskipun masih dalam tahap awal implementasi, Habibi optimistis bahwa Siakad akan memberikan manfaat yang signifikan bagi UIN SATU. Dengan evaluasi dan perbaikan berkelanjutan, Siakad diharapkan dapat menjadi solusi yang lebih baik untuk pengelolaan informasi akademik dan mendukung proses belajar mengajar di universitas.
Penulis: Bella Nurjannah
Reporter: Aina Nur, Nadhira Anfa, Bella Nurjannah
Editor: Mustofa Ismail
